L’importanza del tempo. “Il tempo e’ l’unica risorsa che conta” – esordisce Randy – “ci focalizziamo molto sul gestire i nostri soldi, ma non facciamo lo stesso con il nostro tempo”. Quindi, come primo passo “iniziate a pensare al tempo come se fossero i vostri soldi e realizzare che non va sprecato”. E per capire che il tempo e’ piu’ importante riflettete sul fatto che “mentre sui soldi si puo’ sempre recuperare, magari guadagnando fra qualche anno quello che non si guadagna ora, con il tempo non si puo’ fare: fra qualche anno, non potremo riavere indietro il tempo sprecato ora”. Tutti diciamo che abbiamo troppe cose da fare: e’ un problema “sistemico” e quindi richiede una soluzione “sistemica” che i punti successivi cercano di delineare.
La motivazione. Per ogni cosa che si fa durante il giorno, dobbiamo chiederci “Perche’ la sto facendo?” “Qual’e’ lo scopo?” “Cosa accadra’ se scegliessi di non farla?”, mentre l’approccio che seguiamo di solito e’ di non pensarci e’ di dire “OK, lo faccio e basta”. Dobbiamo avere delle motivazioni chiare. Un esempio di motivazione che funziona molto bene e’ trovare il lato piacevole (“fun”) delle cose. Il relatore lo evidenzia sfruttando il paradosso: “Quando sento dire ‘ho un lavoro che veramente non mi piace’, io rispondo ‘beh, dovresti cambiarlo’ e se mi dicono ‘sarebbe molto faticoso farlo’, rispondo ‘Hai ragione, e’ meglio continuare a fare ogni giorno un lavoro che veramente non ti piace’”. Un altro forte motivatore e’ il potere del sogno: “Se ti rifiuti di sognare, sono sicuro che non lo farai”.
La scelta degli obbiettivi. “E’ pericoloso focalizzarsi semplicemente sul fare le cose al meglio, e’ piu’ importante scegliere le cose giuste da fare e poi farle adeguatamente”. Bisogna fermarsi un attimo e scrivere la lista degli obbiettivi importanti per vedere se le nostre energie stanno andando su quelli o sono principalmente dedicate ad obbiettivi che non fanno parte di quella lista.
La pianificazione. Una volta individuati gli obbiettivi, bisogna pianificare. Ogni giornata, settimana, semestre va pianificato. Il fatto che le situazioni siano fluide non puo’ essere una scusa per non pianificare. Si puo’ sempre cambiare piano se la situazione cambia. Gli obbiettivi grossi e complessi vanno sempre divisi in sotto-obbiettivi piu’ semplici da raggiungere singolarmente ed in tempi brevi. Qui Randy racconta di quando si era appena laureato (“ero un po’ naif!”) ed aveva scritto come obbiettivo sul suo diario: “diventare professore universitario”. Un obbiettivo del genere va diviso in una lunga serie di sotto-obbiettivi piu’ semplici, che verranno progressivamente raggiunti nel corso degli anni richiesti per realizzare l’obbiettivo primario.
La definizione delle priorita’. Di fronte alla nostra lista delle cose da fare (todo list), e’ necessario capire cosa va fatto prima. Un metodo molto usato e’ quello di farsi due domande per ogni attivita’ pianificata: (i) “E’ molto importante?”, (ii) “Richiede di essere svolta presto?”. Mentre tutti capiscono che le attivita’ con la massima priorita’ sono quelle per cui abbiamo risposto con due si’, un errore frequente viene compiuto nel decidere quali sono le attivita’ al secondo posto di priorita’. A questo secondo posto, molti assegnano le attivita’ che hanno ricevuto un “no” (poco importanti) alla prima domanda ed un “si” (da svolgere presto) alla seconda domanda. Il secondo posto spetta invece a quelle molto importanti e non a breve scadenza (risposta “si” alla prima domanda e “no” alla seconda). Ci si dice erroneamente: “Non e’ importante ma e’ a breve scadenza e quindi devo lavorarci subito”, mentre ci si dovrebbe dire “Se non e’ importante, lo faro’ eventualmente quando avro’ finito le cose importanti!”. Su questo punto, il relatore ritornera’ anche in seguito, esortando a tenere in mente una parola dell’economia: “il costo delle opportunita’”. Quando dedichiamo delle ore a fare qualcosa per cogliere un’opportunita’, quelle ore non potranno piu’ essere spese per coglierne un’altra. Per questo bisogna impedire che opportunita’ non importanti “succhino via la nostra vita”.Un altro errore tipico che si fa e’ ritardare le attivita’ a massima priorita’ quando non ci piace svolgerle. Cio’ fa perdere inutilmente tempo. Per evitarlo, fare la cosa piu’ brutta per prima. “Se devi mangiare una rana viva, non perdere troppo tempo a guardarla e se ne devi mangiare tre, inizia dalla piu’ grande”.
Il disordine come perdita di tempo. Una scrivania (virtuale o fisica) in disordine, con cui perdiamo tempo a trovare le cose che ci servono, ci sta dicendo “Sei in mio possesso, io ho piu’ cose di quanto tu possa gestire“. Lo stesso ragionamento vale per l’e-mail. Randy chiede ai presenti: “In quanti tenete piu’ di 20 e-mail nella posta in arrivo?” e la maggioranza delle persone alza la mano. Poi chiede: “In quanti tenete piu’ di 100 e-mail nella posta in arrivo?” e le mani che si alzano sono ancora tantissime. Al che replica: “la posta in arrivo non e’ la vostra todo list! E’ stupefacente come gli sviluppatori di programmi di e-mail non abbiano ancora pensato ad una funzione ‘ordina per importanza’ nell’e-mail. Per ogni e-mail che arriva, dobbiamo decidere se: (1) la leggo subito, (2) la metto in una cartella, (3) la metto nella mia vera todo list. Altrimenti, ogni volta che apri l’e-mail sei sopraffatto esattamente come da una scrivania in totale disordine.”Nel monitor del computer bisogna poi avere molto spazio di schermo per lavorare, altrimenti e’ “come cercare di usare il tavolinetto su cui si mangia in aereo come se fosse una scrivania”. “E’ sorprendente – Randy aggiunge – “come le aziende non considerino che il costo di comprare un monitor piu’ grande (o un secondo monitor) sia irrisorio rispetto al miglioramento delle condizioni di lavoro e quindi della produttivita’”.Un'altra abitudine che fa perdere tempo e’ il “volere tenere le cose in mente”, bisogna invece usare un sistema esterno (non importa se cartaceo o software) dove abbiamo scritto cosa dobbiamo fare giovedi’ prossimo alle 14:00. Certo, si puo’ vivere senza questo sistema, ma si finisce per usare molta attivita’ cerebrale per ricordarsi quelle cose e perche’ farlo se la carta o il computer lo puo’ fare per noi?Un’altra cosa che ha bisogno di ordine e’ l’organizzazione della giornata. Dobbiamo capire come spendiamo il tempo, monitorandone la quantita’ che dedichiamo alle diverse attivita’ durante la giornata, e scoprire se stiamo dedicando troppo ad attivita’ non importanti. Fra qualche anno, si spera ci saranno dei software che ci monitoreranno automaticamente e ci forniranno le statistiche, ma per ora dobbiamo farcele da soli.
Le interruzioni. Dopo un’interruzione, occorre un certo tempo per riportare la nostra testa su quello che stavamo facendo. Cinque interruzioni ti bruciano un’ora intera e dobbiamo ridurre sia la frequenza che la durata delle interruzioni. Ad esempio, la maggioranza delle persone lasciano che il computer faccia un suono quando arriva l’e-mail. L’e-mail e’ una tecnologia che e’ nata per ridurre le interruzioni (rispetto al telefono) e l’abbiamo trasformata in qualcosa che produce interruzioni. Dovete spegnere il suono che fa l’e-mail altrimenti state seduti come cani di Pavlov ad aspettare il “ding”. Puo’ essere utile pianificare una ‘leziona finta” o una “riunione finta” periodica dove si va per 2 ore in una stanza dove si e’ irraggiungibili e, senza essere disturbati, si sta da soli a studiare.
L’uso del telefono. Il telefono puo’ causare uno spreco di tempo notevole. Per prima cosa, e’ bene procurarsi un telefono con il viva voce per non dover rimanere in attesa e sotto stress di fronte a messaggi registrati che da un lato ci dicono quanto la nostra chiamata e’ importante per loro e dall’altro in maniera “cognitivamente dissonante” ci tengono li’ ad aspettare decine di minuti. Trattare invece la musichetta come se fosse una musica di sottofondo della nostra stanza, mentre si sta facendo altro grazie al viva voce, non stare ad attendere con la cornetta sull’orecchio che qualcuno risponda.Un’altra situazione tipica e’ quella delle persone che ci tengono al telefono per ore. Dobbiamo essere pronti a segnalare che abbiamo qualcosa di urgente da fare subito e che siamo costretti a chiudere. Se poi prendiamo il caso peggiore, cioe’ le persone che chiamano per fare telemarketing e che non vogliamo mai piu’ sentire, e’ meglio avere pronte delle cose da dire in modo gentile ma che chiudano immediatamente la conversazione. Una cosa che Randy dice in quel caso e’: “non ho tempo adesso ma se mi lasci il tuo numero ti chiamo stasera ad ora di cena”.
Non procrastinare. Il motivo per cui procrastiniamo non e' che siamo pigri. Razionalizziamo il nostro procrastinare. Dobbiamo invece renderci conto che fare le cose all’ultimo momento e’ piu’ costoso. Ritardare le attivita’ fino ad arrivare all’ultimo momento dalla scadenza e’ la nostra reale fonte di stress ed ogni minimo intoppo dell’ultimo momento rendera’ critica la situazione (lo stesso intoppo non sarebbe invece disastroso se fossimo lontani dalla scadenza). Se vi comportate in questo modo con le scadenze, e’ meglio che iniziate a fissarvi delle scadenze finte (che precedano quelle vere) e poi facciate finta che siano vere. Quando poi ci si accorge di procrastinare spesso su un tipo di attivita’, identificare che cosa non ci rende entusiasti di essa. Di solito ci sono dei motivi psicologici dietro da affrontare (tipo aver paura di qualcosa, ad esempio di chiamare le persone per far loro delle richieste).
Le riunioni. Una riunione non deve durare troppo (la durata ideale e’ non piu’ di un’ora), ma le persone che partecipano non devono avere telefoni o e-mail accesi: non vanno fatte riunioni con persone che sono solo li’ “a meta’”. Dev’esserci un ordine del giorno preciso ed al termine della riunione vanno riassunte le conclusioni e chi fa cosa per quando.
La direzione di un gruppo. Alcuni hanno la tendenza a voler fare tutto da soli, a voler essere in controllo di tutto, anche se sono a capo di un gruppo. In quel contesto, bisogna invece dare specifiche cose da fare in autonomia ad altri con specifiche scadenze e specifiche ricompense. Dare obbiettivi, non procedure. La comunicazione deve essere chiara e magari ripetuta via mail per evitare fraintendimenti.
I gadget tecnologici. Su questo, Randy dice di ricevere spesso la domanda: “che gadget aumenteranno la mia produttivita’?”. Alla quale spesso risponde provocatoriamente: “I computer sono piu’ veloci, ma ci mettono di piu’ a fare le cose”. Cio’ che vuole dire e’: “usa la tecnologia solo se vedi veramente che ti rende piu’ efficiente”. La tecnologia deve rendere la tua vita migliore (NdR: E questo e’ non a caso uno dei principi di una corretta interazione uomo-macchina).
L’e-mail e le vacanze. Non sei in vacanza se stai leggendo l’e-mail: “posso stare a casa mia tutto il weekend senza leggere l’e-mail ed e’ una vacanza. Ma se vado alle Hawaii ed ho il blackberry, non sono in vacanza”.
Uccidere la televisione. Alla fine della lezione, Randy adotta un linguaggio un po’ piu’ aggressivo per l’ultimo consiglio: “Ecco il mio consiglio piu’ importante: uccidete la vostra televisione! L’americano medio guarda 28 ore di televisione alla settimana: sono quasi tre quarti di un lavoro a tempo pieno. Se volete veramente che vi venga restituito del tempo per la vostra vita, ok, non e’ proprio necessario che la uccidiate, e’ sufficiente staccarle la spina e metterla in un armadio con una coperta sopra.”
